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江蘇省糧食集團公司合同管理辦法

發布時間:10月29日

江蘇省糧食集團公司合同管理辦法


第一章   總  則

第一條  為規范企業的合同管理工作,防范與控制合同風險,避免或減少因合同管理不當造成的經濟損失或社會不良影響,有效維護企業的合法權益,根據《中華人民共和國合同法》和有關法律法規,結合企業實際,特制定本辦法。 

第二條  本辦法適用于集團公司及其全資企業、控股企業在生產、經營、管理活動中對外簽訂、履行的建立民事權利義務關系的各類合同、協議等。

    涉及勞動人事管理關系的協議、勞動合同等,按照《中華人民共和國勞動法》、《中華人民共和國勞動合同法》等有關法律、法規和規范性文件的規定執行,不適用本辦法。

第三條  合同管理是指按照合法、規范、科學的要求,對合同的立項、磋商、訂立預約性質的協議、咨詢調查、商務談判、條款擬定、審查會簽、備案審核、履約、變更、中止、解除、糾紛處理、業務檔案立卷等全過程的管理。 

第四條  合同管理實行合法規范科學原則;實行分級管理原則;實行嚴格審查會簽原則;承辦部門負責制與會審部門責任制相結合原則。

第二章   合同分級管理

第五條  合同管理實行分級管理。集團公司為一級管理單位;集團公司各全資子公司、全資企業、控股公司為二級管理單位;二級管理單位的各全資、控股公司以及集團公司委托經營管理企業為三級管理單位。

第六條  集團公司及其全資子公司、控股公司、直屬單位的各職能部門均不得以部門的名義對外簽訂合同。

第七條  下列合同為一級單位管理的合同:

(一)以集團公司名義簽訂的合同;

(二)集團公司確定的重大項目合同;

(三)以集團公司名義或由集團公司組織的招投標項目、業務簽訂的合同;

(四)以下合同的訂立集團公司所屬的各級單位必須填寫《省糧食集團公司所屬企業合同備案表》(備案表一式兩份,附件材料1份,詳見附件2),報集團公司備案核準。

1.企業合并、兼并、分立合同;

2.產權(股權)轉讓、收購合同;

3.企業主要資產或固定資產轉讓、抵押合同;

4.融資租賃合同;

5.涉外合同;

6.租賃物原值500萬元以上或租賃物原值300萬元以上且租賃期超過五年的資產租賃合同;

7.年銷售收入5億元以下的所屬企業,單筆商品經營業務涉及標的總金額1000萬元及以上的合同;

8.年銷售收入5億元及以上10億元以下的所屬企業,單筆商品經營業務涉及標的總金額達1500萬元及以上的合同;

9.年銷售收入10億元及以上的所屬企業,單筆商品經營業務涉及標的總金額達2000萬元及以上的合同;

10.外設庫點收購糧食的合同,包括外設庫點租賃合同、代收代儲合同、合作經營合同;

11.合同標的額為300萬元及以上的投資、所有的股權投資、年度投資計劃外的投資所簽訂(包括招投標文件)、合資、合作合同。 

各單位、各部門不得故意拆分合同,逃避合同備案審批管理。

第八條  二級單位按照一級單位的管理模式管理下屬企業的合同,對三級單位報二級單位備案或審批的合同范圍由二級管理單位自定標準,但三級管理單位涉及一級單位管理的合同必須按本辦法的規定進行管控并報集團公司備案核準。

第九條  集團公司各級企業原則上一律不允許為集團外企業提供任何形式的擔保。經批準的擔保,擔保合同按照集團公司有關規定執行。

第十條  對方當事人提供擔保,或反擔保合同中,對方當事人以生產設備、土地、房產、在建工程或其他資產做抵押的,簽訂后應及時在工商、土地、房產等相關部門辦理抵押登記,取得我方為權利人的抵押權登記憑證。

第十一條  由集團公司財務部配合完成第十條規定的抵押資產辦理登記、備案手續,以在建項目作抵押的,合同訂立單位及集團財務部還應跟蹤項目各類資產購置進度,確保抵押資產不漏辦、不缺辦。

第十二條  各單位應按上述規定及時向集團公司報送合同以核準和備案。

    各單位可以通過合同歸口管理部門向集團公司合同歸口管理部門報送合同文本及相關資料,集團公司歸口管理部門根據合同類別分別送相關業務部門及法律顧問會審,并報分管領導、主要領導審批。各單位依據會簽、審批意見進行修改、完善,合同文本經集團公司合同歸口管理部門核準后,送交各單位實施。各單位正式簽訂的合同文本復印件加蓋本單位印章后報集團公司合同歸口管理部門備案。

經集團核準的合同主要條款發生變更的,應簽訂變更或補充協議,同樣應履行報備核準程序。

本辦法第七條規定的合同未經核準,原則上不得簽訂(即不得蓋章、或由其代表人簽字)。特殊情況須先行簽訂的,須在合同中單列一條款,約定合同須經集團核準后生效。

第三章   合同管理機構及職責

第十三條  合同管理實行分級管理以及歸口部門管理、承辦部門管理和專業部門管理相結合的原則。企業的企管部或法務部(或合同管理專職崗位所在部門)為歸口管理部門。合同的具體談判、履行部門是合同管理的承辦部門;其他與合同訂立、履行有關的部門是合同管理的專業部門。

第十四條  合同歸口管理部門的主要職責:

(一)建立健全本單位的合同管理制度,貫徹執行合同管理的法律、法規和規章制度,為合同承辦部門提供法律服務;

(二)對本級及下級合同管理單位的合同管理工作進行規范、指導、監督、檢查、協調、考核;

(三)負責審查合同主體、內容及形式的合法性;同時可對合同的嚴密性、可行性提出審查意見;

(四)重要合同聽取法律顧問的審查意見,或委派法律顧問參與本單位重要合同的談判、條款的擬定;

(五)參與本單位重要合同的論證、談判、起草、簽訂以及合同糾紛的調解和處理,牽頭處理本單位有關合同糾紛的仲裁或訴訟;

(六)負責協調重大合同的律師服務工作;

(七)組織合同管理的法律知識培訓和考核;

(八)對各單位、部門及有關人員執行本辦法的情況提出獎懲處理意見;

(九)合同歸口管理部門應作好合同登記、統計工作,并按要求定期上報;二級合同管理單位每月10日前將上月報表匯總報集團公司;

(十)合同管理的其他工作。

    第十五條  合同承辦部門的職責:

(一)負責合同的前期可行性研究、立項、審批;對口審核二級單位合同工作;

(二)負責合同對方當事人的資信情況、履行能力的調查,并收集相關資料;

(三)具體負責所承辦合同的技術、商務談判,并在合同報備前負責對商務、技術條款進行審查;

(四)負責合同文本的起草,保證合同的可行性、規范性;

(五)提請合同歸口管理部門協調有關部門就其經辦的合同進行會商;

(六)根據需要辦理合同的公證以及合同有關的批準、登記手續;

(七)負責合同的履行,解決履行中出現的問題和一般合同糾紛;

(八)按規定向合同歸口管理部門報送合同統計表及有關資料,及時反映履行合同中出現的法律問題;

(九)建立本部門的合同管理臺賬,管理本部門合同檔案,并負責及時將合同文本及有關資料的原件交歸口管理部門保管、存檔;

(十)其他應由承辦部門承擔的職責。

第十六條  合同承辦人員的主要職責:

(一)依法簽訂、變更、解除合同,并爭取由我方草擬合同文本或使用我方現有的合同文本;嚴格在授權范圍內行使權力——簽訂、變更、解除合同,必須有明確無誤的授權;嚴禁未經授權或者超越代理權簽訂、變更、解除合同;簽訂、變更、解除合同中,嚴禁弄虛作假或者玩忽職守或者利用職權謀取私利;

(二)合同承辦人必須對合同對方當事人的主體資格或資質、履約能力、資信及財務狀況等進行深入考察和了解或者進行必要的調查,綜合判斷其合同履約能力;

(三)對所簽訂的合同負有認真執行的義務,并密切關注合同的履行情況;

(四)及時向合同管理員、法律顧問通報合同履行中發生的問題或者事項,對合同履行中出現的瑕疵、不按合同約定或者不完全按合同約定履行的行為,應當有高度的警覺,且應當在此問題出現后當日及時向各單位分管領導匯報;

(五)保管好合同及合同履行中有關的文書等法律文件,以及合同履行中的函件、紀要等法律文書;合同、函件、紀要等法律文書,原件一律交合同歸口管理部門保管;并按照檔案管理規定,做好合同檔案的建檔立卷工作。

第十七條  合同管理專業部門的主要職責:

(一)財務部門

財務部門負責對合同的價款、結算方式的合理性、可行性,資金預算及來源的可靠性,財務手續的合法性、合規性,擔保財產合法、安全性進行審查;對合同變更或解除的經濟性進行評估,出具書面意見。

(二)審計部門

審計部門負責對合同涉及的資金來源、使用及資產所有權、動用審批手續的合法性以及合同價款、酬金和結算的合理、合法性進行審查。

(三)相關業務部門

相關業務部門按本部門職責,負責對合同所涉及本部門業務范圍的相關條款的合法性、可靠性、可行性、安全性,是否符合相關標準及政府文件規定等問題提出審查性意見。

(四)監察部門

監察部門負責對合同辦理的程序及相關當事人行為的合法性、合規性、真實性進行監督檢查,對合同管理中出現的違法、違紀、違規問題進行調查處理,提出監察建議或做出監察決定,并可根據需要進行專項效能監察。

第四章   合同的訂立

第十八條  凡進行交易等經營活動,除及時結清的小額(交易價款在一萬元以下)業務外,都必須簽訂書面合同;通過電報、電傳、傳真、電子郵件等就合同主要條款達成一致的,可以視為書面合同,嚴禁口頭合同或者履行合同在先、補簽合同在后的現象發生。 

第十九條  合同訂立前,合同承辦部門和承辦人應對合同對方當事人的主體資格、資信情況等進行了解審查(重大合同必要時可會同財務、審計、辦公室等部門一同進行),確認其符合以下要求方可與之簽訂合同:

(一)主體資格合法,屬于企業性質的單位應具有年檢的營業執照、法人代碼證、稅務登記證,其核載的內容與實際相符。

(二)涉及經營許可的項目,應具備相應的許可、資質證書。

(三)具有相應的履約能力,對屬于企業性質的單位,必要時應要求其出具財務報表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告、審計報告等相關文件。

(四)具有履約信用,現時未因其一方的原因涉及重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件;在與本集團及其下屬企業的交往過程中,無重大違約行為,或在人民法院沒有標的額較大的以其為被執行人的未執結案件。

(五)其他必須具備的資信條件。

上述營業執照、法人代碼證、稅務登記證和相應的許可、資質證書以及證明履約能力、資信的資料復印件,必須由提供方加注“與原件核對無誤”并加蓋其單位印章。

不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同,也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟合同。 

公司一般不與自然人簽訂經濟合同,確有必要簽訂經濟合同,應經公司總經理同意,自然人需提供身份證、財產證明等。 

第二十條  合同訂立前的可行性研究、方案制定、技術業務談判、商務談判等相關工作由承辦部門負責完成。對于重大合同,承辦部門可根據需要邀請相關專業部門和歸口管理部門提前介入,協助完成上述前期工作。

第二十一條  合同簽訂前由承辦部門填制合同審核會簽表(見附件4),與擬訂立合同的文本及有關材料(如經招標程序,應包含主要招投標文件、公司有關會議決議等)一并送歸口管理部門,由歸口管理部門送相關專業部門及法律顧問進行專項審查會簽;會簽完畢后,承辦部門的分管領導審批(必要時報主要領導審批或報黨政領導辦公會、董事會審議),并根據法定代表人授權(授權方式另定,下同)簽署。對合同條款不全、不清不明、明顯有瑕疵,或未全部履行報批程序的,一律不予簽字、不予蓋章。

對律師和部門提出的合理化建議,尤其是原則性意見,合同承辦部門應及時完善,積極商洽,如因合同對方異議不能修改,應報請分管領導批準,并書面上報合同管理部門備案后方可簽訂。

已簽訂生效的合同在履行過程中需增加補充合同的,應按照合同會審程序并附相關情況報告,經律師和相關部門會簽后簽訂。

第二十二條  合同文本應當包括的內容:

(一)合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人姓名、職務、代理人姓名、職務、聯系方式、簽約地。當事人的名稱、住所、合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。一般要求簽約地必須是我方所在地。

(二)簽約的目的和依據。

(三)合同標的:合同標的應具有唯一性和準確性,買賣合同應詳細約定規格、型號、商標、產地、等級等內容。

(四)數量和質量(包括檢驗標準和方式):合同應采用國家標準的計量單位,一般應約定標的物數量,常年經銷合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式(如傳真、送貨單、發票等);有國家標準、部門行業標準或企業標準的,應約定所采用標準的代號;化工產品等可以用指標描述的產品應約定主要指標要求(標準已涵蓋的除外);憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點,并對樣品進行封存;鮮活農產品不適合封存樣品的,一般不宜約定樣品買賣。

(五)價款和酬金及支付方式:價款應在合同中明確,采用折扣形式的應約定合同的實際價款;價款的支付方式如轉帳支票、匯票(電匯、票匯、信匯)、托收、信用證、現金等應予以明確;價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付;需要對方提供增值稅發票的,應在合同中明確約定,且約定不提供可抵扣稅票的法律責任。

(六)履行期限、地點和方式:履行期限應具體明確,無法約定具體時間的,應在合同中約定確定履行期間的方式;合同履行地點應力爭作對本方有利的約定,如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名的應明確至市轄區或縣一級;約定在碼頭交貨的,須明確約定碼頭的名稱及短途集并費用的承擔方式,買賣合同在合同中一般應約定交付的手續,即合同履行的標志,如托運單、倉庫保管員簽單等;如按買受人的要求直接交付貨物給承運人,買受人須有書面的指示、說明。

(七)變更或解除條款:一般應約定我方有單方解約權,而變更合同須經雙方協商一致,并簽訂書面協議。

(八)爭議解決方式:解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴,選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱,雙方對仲裁機構不能達成一致意見的,可選擇第三地仲裁機構;選擇法院管轄的,可選擇雙方當事人中的一方法院,或合同簽訂地、履行地法院,且應盡可能地選擇我方住所地的法院。

(九)違約責任:根據對方違約情況下可能給我方造成直接經濟損失的數額約定違約金,違約金條款應當注意合同的公平性。

(十)根據法律或合同性質必須具備的條款或雙方當事人認為必須明確的條款。

(十一)正副本份數和分配方式。

(十二)生效的時間和條件。

(十三)約定的聯系方式。

(十四)附件名稱。

(十五)簽約的地點、日期。

(十六)簽約各方開戶銀行及賬號。

(十七)簽約各方印章或合同專用章(加蓋騎縫章)。

(十八)法定代表人或授權代理人簽字。

第二十三條  所有會簽及審批意見應明確、具體,禁止使用“原則同意”、基本可行等模糊性語言,僅在審查會簽表上簽名或蓋章而未簽署意見的,視為完全同意。

凡上報集團備案的合同,審核把關人員應嚴格對合同簽訂程序、風險控制措施、重要經濟合同的可行性研究方案、合同對方的資信資質文件、擬簽訂的合同文本、律師意見及其他材料進行審核把關,不符合集團規定的,不予審核備案。

各部門對合同會簽期限,一般不超過2個完整工作日。特殊情況需延長時間時,應向合同歸口管理部門申明理由并征得同意。合同會簽由部門負責人對合同審核并提出意見,因特殊情況不能及時反饋會簽意見的,可授權副職或部門業務骨干負責合同會簽工作,所簽意見視同為部門負責人意見。

第二十四條  法律、行政法規規定應當辦理批準、登記手續的合同以及需要公證的合同,合同承辦部門應及時按規定向有關部門辦理批準、登記或公證。

第二十五條  如果公司在日常工作中需要與同一個單位,在一定時期內多次簽訂某一類內容相似、技術難度不大、對公司運營不構成重大影響的合同時,為提高工作效率、簡化流程,可以與對方單位簽訂設有有效期(通常不超過一年)的框架協議。

框架協議應包括雙方當事人、標的或合作項目、合作方式、期限;可以確定的商務條款;可以確定的技術、業務等條款;法律條款及其他可以事先明確、相對穩定的合同條款。框架協議的附件中還應包含雙方擬定的便于日常使用的統一的合同樣本(簡稱“標準合同文本”)或訂單樣本。

框架協議簽訂后,在其有效期內使用標準合同文本簽訂合同的、或使用訂單確定數量和價格的,直接由承辦部門分管領導簽署合同后,送交合同歸口管理部門加蓋合同印章。

第二十六條  有關部門需要大量重復使用的業務格式合同,上級單位有統一下發樣本的,直接使用其下發樣本;上級單位沒有統一下發樣本的,由相關業務部門草擬、合同歸口管理部門審核,經公司領導批準后使用。采用我方格式合同簽訂的,應盡可能使用電子版本,在正式合同打印時應力求去除格式化合同的印記,防止對方以格式化合同進行免責抗辯。

格式合同的確定除需要經核準備案外,具體每份合同的訂立、履行仍按本辦法辦理。

第二十七條  合同必須以中文簽訂,涉外合同可以同時簽訂英文文本,須約定若合同的中文文本和英文文本意思發生沖突,應以中文文本為準;同時應約定適用中華人民共和國法律,由中國法院管轄或在中國某一仲裁委員會仲裁。

特殊情況不能按上述要求在合同中約定相應條款時,在報備核準時應作特別說明。

第二十八條  經審核同意簽訂的合同,由合同歸口管理部門進行編號后報法定代表人或授權代理人簽字,同時加蓋單位印章或合同專用章。

第五章   合同的履行

第二十九條  合同由集團公司及各單位承辦部門負責組織履行,單位指定其他部門履行的除外。集團公司及所屬企業應當按照合同約定全面履行自己的義務,并及時督促對方當事人按時履行其義務。

第三十條  集團公司及各單位承辦部門要加強合同履行過程中交貨、驗收、結算等動態管理,建立健全合同履行動態管理臺賬。在合同履行過程中,對本公司的履行情況應及時做好記錄并經對方確認。在對方當事人發生兼(合)并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經辦人員發生變動時,或批結批清的合同,或滾動付款的合同,應及時對帳,確認合同效力及雙方債權債務。

第三十一條  合同承辦部門在合同簽訂后即指定專人負責履行管理,對本部門承辦的合同進行統一登記。

合同訂立后,合同文本原件以及與合同有關的文件資料及時送辦公室保管、歸檔,辦公室應按承辦部門及合同編號分別建立檔案存放文件夾或資料袋,以便在合同履行完畢后進行立卷建檔;承辦部門留存復印件或副本,對合同履行實施管理。房屋、土地車輛等資產的購置合同正本、權屬證明文件必須在其生效后一個月內歸檔,員工個人不得自行保管,工作中一律使用副本或復印件。

對于需履行付款、收款的有關合同,承辦部門要及時送合同文本及附件或加蓋公司印章的復印件交財務部門,由財務部門協助承辦部門落實、催辦。

第三十二條  合同正式生效前,不得提前履行。未經正式簽訂生效合同的履約行為而導致的不良后果,由承辦單位(部門)承擔責任。

合同生效后,必須全面履行合同。

除法律另有明文規定或合同約定外,不得替物履行或轉讓、轉賣合同。

第三十三條  有效的書面合同是財務部門的付款依據。凡應當采用書面合同而不采用的,財務部門不予付款。

第三十四條  合同履行過程中,若遇特殊情況導致合同履行困難或不能履行時,合同承辦部門應及時將有關情況通報歸口管理部門共同研究對策。

第三十五條  有關部門和人員發現合同另一方不履行或不全面、不適當履行合同時,應立即告知合同承辦部門或合同歸口管理部門,承辦部門應在法定或約定期限內以法定或約定方式向對方提出催告或異議。

我方在收到對方履行催告或異議時,承辦部門應在法定或約定期限內以法定或約定方式予以答復。

異議文件或異議答復須經合同歸口管理部門審核。

第三十六條  建立合同履行跟蹤制度。合同承辦人應隨時掌握合同履行情況,并報告合同承辦部門,合同履行完畢,合同承辦人應及時將履行情況報承辦部門和合同歸口管理部門。

因為合同對方沒有全面履行合同而產生的欠款、賠償或者其他糾紛,合同承辦部門應當及時提出解決方案并報合同歸口管理部門處理,嚴禁超越訴訟時效(一般為二年,分批結算合同分批計算時效;擔保合同未約定擔保期限的法定時效為六個月)而導致公司利益受到損失。各級合同管理單位應當將以上情況報集團公司。

第六章   合同的變更和解除

第三十七條  合同經各方協商一致或法定或約定的情況出現時,可以變更或解除。

在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的,須經雙方協商,重新達成書面協議,新協議未達成前,原合同仍然有效。變更或解除合同的通知或答復須在法定或約定的期限內作出。合同訂立后,有證據證明對方有下列情形之一的,合同承辦人員應立即書面向部門、公司報告,并通報法律顧問,根據權益大小、事情的復雜程度等因素,決定是否變更或解除合同。

下列情形下,應采取措施決定是否終止、變更合同:

(一)因不可抗力致使不能實現合同目的。

(二)經營狀況嚴重惡化。

(三)轉移財產、抽逃資金,以逃避債務。

(四)故意違約、喪失商業信譽。

(五)已經違約,并已經達到合同解除或終止的條件。

(六)有喪失或者可能喪失履行合同的其他情況。

提倡在合同中簽訂交叉違約條款:即如果我方發現對方在履行與我方及我集團所屬其它企業的合同中有違約行為,我方有單方免責解除合同的權利。

第三十八條  變更或解除合同,須符合法定或約定的形式及程序。

法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準、登記手續的,應按規定辦理批準、登記手續。

第三十九條  變更或解除合同應達成書面協議,未達成書面協議前,原有合同繼續有效。

第四十條  變更或解除合同的報審程序與合同簽訂程序相同。

第七章   合同的糾紛處理

第四十一條  發生合同糾紛時,合同承辦人應將糾紛情況及時報告部門負責人,同時應迅速收集下列有關證據:

(一)合同文本,包括附件、變更或解除協議、有關信件、數據電文、圖表和視聽資料等。

(二)有關票據、票證。

(三)質量標準的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結果等。

(四)合同履行過程中的證據:交貨憑證、結算憑證、對方修改的圖紙或訂單、往來函件等。

(五)第三方能夠證明的事實,及視聽資料、證人證言。

(六)其他有關材料。

第四十二條  合同承辦部門應當立即將糾紛情況及處理預案向上級領導匯報,并主動會同合同歸口管理部門和相關專業部門研究解決辦法,如以協商、調解方式解決的,應訂立書面協議;不能以協商、調解方式解決的,可依據合同約定或法律規定申請仲裁或向人民法院起訴。

第四十三條  采取仲裁或訴訟方式解決合同糾紛的,有合同歸口管理部門牽頭負責,合同承辦部門應指定熟悉業務、了解案情的人員共同參與糾紛處理,并提供全部相關資料,其他相關專業部門應積極配合,共同研究仲裁或訴訟方案,確定仲裁或訴訟代理人。

仲裁或訴訟方案須報主要領導同意;委托代理人參加仲裁或訴訟的須經法定代表人授權。

第四十四條  在糾紛處理過程中(無論是主訴案件還是被訴案件),未經合同歸口管理部門、主要領導同意,所有部門不得向合同另一方作出實質答復、提供文件資料。

第四十五條  因合同糾紛被起訴而需應訴的,承辦部門必須在接到法院應訴通知起3日內報合同歸口管理部門,并積極配合應訴;并按第四十三條規定確定應訴方案和代理人。

第四十六條  對方當事人逾期不履行生效協議、裁決、判決時,承辦人應及時報合同歸口管理部門,由合同歸口管理部門報請主要領導同意,向人民法院申請強制執行。

第八章   合同專用章及合同檔案管理

第四十七條  凡訂立、變更、解除合同,應當使用合同專用章。

第四十八條  合同專用章由專人保管,任何部門和人員不得借用,按規定使用合同專用章,并建立合同專用章使用登記臺賬。印章管理部門不得對未經編號或缺少合同審查會簽表以及非法定代表人代簽而缺少授權委托書的合同用印;對于需要提供單位及法定代表人身份證明的復印件時,經核對后必須注明“此件與原件一致,僅用于某某合同簽訂”,并寫上年月日,才能加蓋單位印章。對違反規定造成的后果,由印章保管人負責,發生遺失應及時報告處理。合同專用章的刻制須向公安或工商部門登記備案,辦公室須同時對備案資料進行建檔管理。

第四十九條  合同承辦部門和合同歸口管理部門應對合同實行檔案化管理,合同檔案的內容包括合同文本及附件、合同審核會簽表(本公司)、合同上報會簽表,合同商洽、訂立及履行過程中的簽約洽談紀要、相關會議決議和紀要、合同變更解除往來電函及信件、表格、合同履行情況記載、交貨憑證、結算憑證(復印件)等,有關一個合同的全部資料需統一存放,個別資料歸不了原件則應有復印件。

第五十條  每一筆業務均應建立一份貿易檔案,按業務時間先后進行順序編號,每份貿易檔案按順序將所有資料進行編頁。

第五十一條  在建立合同時,對外詢盤或價格確認書,合同以及合同執行過程中的往來傳真、補充協議、備忘錄,有關單據、憑證、票據,每筆業務的結算清單等相關文件都是合同文件。

第五十二條  從合同洽商、訂立、執行直至結束全過程,合同文件和貿易檔案,必須有專人負責,業務部門核對,財審部門審核、監督,并提交分管領導審定。

第五十三條  每部門均應統一保管好本部門的貿易檔案,指定專人負責,每年年底對已履行的合同貿易檔案交公司檔案室保管。檔案室要對合同貿易檔案進行分類、整理、立卷、統一裝訂歸檔,如需調用,根據權限調用,無關人員未經批準不得查(借)閱,以切實保護企業商業機密。

第九章   督查與獎懲

第五十四條  集團公司合同歸口管理部門定期督辦相關部門和各全資子公司、控股公司、直屬單位合同的訂立、履行動態管理工作,并做好全公司的合同統計、綜合分析,對可能發生法律風險的合同及時發出預警提示。

第五十五條  由集團公司紀委牽頭定期和不定期組織法律、審計、財務等部門人員對相關部門及各單位合同簽訂、合同履行進度等情況及合同管理的基礎工作臺賬、制度建設、合同文本的歸檔等進行專項檢查監督。并將檢查結果納入黨風廉政責任制考核的重要內容。

集團公司及所屬各基層單位紀檢監察、審計、財務以及合同管理部門有權對各單位、各部門執行本辦法情況實施監督。

由集團公司監察審計部對合同管理進行效能監察和內部審計檢查監督。開展重大工程項目效能監察時,對合同履行情況實施跟蹤監督;在年度績效審計和單位負責人離任審計中,將合同管理列入必審項目。

第五十六條  集團公司及各單位合同承辦人員參加法律知識培訓、考核及執行本辦法規定的情況作為其年度績效考核的主要內容之一。

第五十七條  集團公司相關部門及各單位執行本辦法規定,加強合同管理的情況作為其主要負責人年度績效考核的主要內容之一。

第五十八條  承辦部門不得為逃避合同審查、審批而人為分拆合同,一經發現將嚴肅查處相關責任人員。

第五十九條  各單位相關人員對合同內容應嚴格保守秘密,任何人不得以任何形式泄露合同所涉及的商業秘密和技術秘密,否則,將根據有關規定追究其責任。

第六十條  在簽訂、履行合同和合同處理中瀆職或以權謀私、收受賄賂損害國家和企業利益的,集團公司將視情節輕重,依據《江蘇省糧食集團公司企業資產損失責任追究暫行規定(試行)》等有關規定追究責任人的行政、經濟責任;構成犯罪的,將移送司法機關依法追究刑事責任。

第六十一條  集團公司對嚴格執行本辦法,在合同管理中成績顯著以及揭發、抵制利用合同進行違法違規活動,避免或挽回企業重大經濟損失的部門和個人,將給予表揚或獎勵。

第十章   附  則

第六十二條  各單位可根據本辦法制定適合于本單位的具體管理辦法并報集團公司備案。

第六十三條  本辦法實施前發布的有關合同管理的文件、規定、辦法與本辦法相抵觸的,一律以本辦法為準。

第六十四條  本辦法的解釋權屬于集團公司合同歸口管理部門。

第六十五條  本辦法自印發之日起實施。


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